De programmasecretaris werkt samen met de programmamanager aan dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve en zelfstandige rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om administratieve zaken. In verband met de stakeholders vanuit het Caribisch gebied kan het voorkomen dat er afstemming is buiten kantoortijden. De secretaris is bereid om, vanwege het tijdsverschil met het Caribisch Nederland, beperkt buiten kantooruren, overlegmomenten (digitaal) bij te wonen.
De programmasecretaris zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
o Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops, zoals interne projectoverleggen;
o Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van verschillende overleggremia, waaronder het stuurgroep-overleg door onder andere zorg dragen voor tijdige ontvangst van de benodigde stukken en het redigeren ervan;
o Ondersteunen bij het opstellen en bewaken van de planning, begroting en capaciteit;
o Ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages van het programma;
o Bijdrage leveren aan de interne communicatie en kennisdeling binnen het programmateam;
o Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties;
o Inrichting en beheer van het programmadossier;
o Zorgen dat relevante informatie over het programma beschikbaar is voor alle betrokkenen;
o Ondersteunende rol bij het registreren en beheren van risico’s en issues op programmaniveau;
o Overige administratieve ondersteuning van het project.
Gewenste profiel
De inhoudelijk programmasecretaris is ervaren aanpakker en heeft sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Daarnaast heeft de programmasecretaris affiniteit met Caribisch Nederland of met werken in een interculturele context.
Competenties:
• Inhoudelijk betrokken bij het thema van het programma;
• Proactieve houding, vooruit kunnen denken;
• Service minded, ontzorgend;
• Accuraat;
• Plannen en organiseren;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlandse taal).
Eisen
De kandidaat voldoet aan de volgende eisen:
• Minimaal een HBO werk- en/ of denkniveau;
• Beschikbaar per 1 november 2025;
• Ervaring als programma- of projectsecretaris;
• Ervaring met het redigeren van documentatie;
• Ervaring met het notuleren van inhoudelijke overleggen;
• Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
Wensen
W1 Actuele kennis van- en ervaring met projectmatig werken in grote (rijks)overheidsorganisaties, blijkend uit CV. 20%
≥ 5 jaar = 10 punten
> 4 jaar < 5 jaar = 8 punten
> 3 jaar < 4 jaar = 6 punten
> 2 jaar < 3 jaar = 4 punten
> 1 jaar < 2 jaar = 2 punten
Geen ervaring = 0 punten
W2 Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops. 15%
≥ 5 jaar = 10 punten
> 4 jaar < 5 jaar = 8 punten
> 3 jaar < 4 jaar = 6 punten
> 2 jaar < 3 jaar = 4 punten
> 1 jaar < 2 jaar = 2 punten
Geen ervaring = 0 punten
W3 Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van
bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning. 15%
≥ 5 jaar = 10 punten
> 4 jaar < 5 jaar = 8 punten
> 3 jaar < 4 jaar = 6 punten
> 2 jaar < 3 jaar = 4 punten
> 1 jaar < 2 jaar = 2 punten
Geen ervaring = 0 punten
W4 Ervaring met het archiveren van project-/programmadocumentatie, bij voorkeur op de samenwerkingsomgeving van het Rijk. 15%
≥ 5 jaar = 10 punten
> 4 jaar < 5 jaar = 8 punten
> 3 jaar < 4 jaar = 6 punten
> 2 jaar < 3 jaar = 4 punten
> 1 jaar < 2 jaar = 2 punten
Geen ervaring = 0 punten
W5 Ervaring met een AC-ICT toets op een programma vanuit SZW. 15%
≥ 5 jaar = 10 punten
> 4 jaar < 5 jaar = 8 punten
> 3 jaar < 4 jaar = 6 punten
> 2 jaar < 3 jaar = 4 punten
> 1 jaar < 2 jaar = 2 punten
Geen ervaring = 0 punten
Prijs
Gewicht van prijs bij beoordeling 20%
ICTU behoudt zich het recht voor om indien onverwacht een te hoog uurtarief (qua budget) wordt aangeboden, om op basis hiervan een kandidaat als niet passend te verklaren.
ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur en op basis van inbesteding. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.
ICTU ondersteunt SZW bij het uitvoeren van het programma ‘Modernisering Applicatie Landschap unit SZW CN’
De RCN-unit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zet zich enerzijds in voor een menswaardig bestaan voor iedereen in Caribisch Nederland en anderzijds voor veilige, gezonde en eerlijke werksituaties en houdt toezicht daarop. De unit keert zodoende namens het Ministerie sociale verzekeringen uit om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor mensen die tijdelijk door bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap niet kunnen werken. Daarnaast is er de onderstandsuitkering om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor inwoners die in een financiële noodsituatie verkeren.
Het programma staat onder leiding van een programmamanager. Voor de ondersteuning van de programmamanager zijn wij op zoek een ervaren, inhoudelijke en zelfstandig werkende programmasecretaris.
Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Hinttech Staffing
Contactpersoon: De heer Staffing
Adres: Loire 172
Postcode/plaats: 2491 AL 's-Gravenhage
Telefoon: +31 (0)70 315 7679
Fax: www.hinttech.com
Email: staffing@hinttech.com