Voor het Projectbureau zijn wij op zoek naar een ervaren senior projectsecretaris.
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten en/of programma’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen; van het voorbereiden van vergaderingen, het inkopen van producten en diensten tot het vastleggen van financiële verplichtingen. Jouw werk raakt alle aspecten van een programma.
Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega’s. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Samen met je collega’s van het projectbureau maak je deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan.
Wat houdt de functie van projectsecretaris verder in:
• Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
• Je onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de financiële administratie.
• Ook ben je verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
• Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden. Een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet. Het spreekt voor zich dat je ook meteen de oplossing paraat hebt.
Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.
Voor ZZP’ers en DGA’s is deze opdracht niet geschikt, vanwege de inbedding binnen de organisatie en de bepalingen van de Wet DBA, die dit niet toestaat.
Eisen
• 1. Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring in de functie van projectsecretaris, waarvan de laatste 5 als senior projectsecretaris
• 2. Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar
• 3. Je bent per direct beschikbaar
Wensen en Beoordelingscriteria
W1. PMO-Certificering (20%)
• MSP P3O Practitioner, IPMA C/B/A PMO of soortgelijk → 10 punten
• MSP P3O Foundation, IPMA D PMO of soortgelijk → 6 punten
• Geen certificering → 0 punten
W2. Ervaring met projectbeheersing (20%)
Recente aantoonbare ervaring met de projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk
• ≥ 5 jaar ervaring → 10 punten
• 3 – 5 jaar ervaring → 8 punten
• 3 jaar ervaring → 6 punten
• < 1 jaar ervaring → 0 punten
W3. Ervaring met contractbeheer en inkoop (20%)
Recente aantoonbare ervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop (in een uitvoerende rol)
• ≥ 5 jaar ervaring → 10 punten
• 3 – 5 jaar ervaring → 8 punten
• 2 – 3 jaar ervaring → 6 punten
• < 2 jaar ervaring → 0 punten
W4. Ervaring met financiële project-/programma-administratie (20%)
Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële administratie (in een uitvoerende rol)
• ≥ 5 jaar ervaring → 10 punten
• 3 – 5 jaar ervaring → 8 punten
• 2 – 3 jaar ervaring → 6 punten
• < 2 jaar ervaring → 0 punten
• Prijs: Gewicht van prijs bij beoordeling 20%
• Gewenste aanvangsdatum: maandag 29 september 2025
• Verwachte einddatum *: dinsdag 30 juni 2026
• Indicatief gemiddeld aantal uren inzet per week: 24 - 32
• Geplande data selectiegesprek(ken): Week 39
ICTU is van en voor de overheid, zij helpen overheidsorganisaties met uiteenlopende uitdagingen rondom digitalisering. Met oog voor de balans tussen techniek en gebruik, en tussen innovatie en werkende oplossingen. Zo werken ze samen aan een betere digitale overheid.
Hinttech Staffing
Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Hinttech Staffing
Contactpersoon: De heer Staffing
Adres: Loire 172
Postcode/plaats: 2491 AL 's-Gravenhage
Telefoon: +31 (0)70 315 7679
Fax: www.hinttech.com
Email: staffing@hinttech.com